SPOTKANIE BIZNESOWE

Kilka słów o spotkaniu biznesowym

W pracy każdego z nas przychodzi taki moment, kiedy musimy spotkać się z ludźmi, aby zrealizować postawione przed nami cele. Z tego względu często przygotowujemy multimedialne prezentacje, przygotowujemy się psychicznie na opanowanie emocji i stresu, w końcu wyjeżdżamy w delegacje…

Spotkanie biznesowe, bo o nim mowa, to zaplanowane, sformalizowane i przewidziane w określonym miejscu i czasie zejście się przynajmniej dwóch stron - podmiotów, które reprezentują swoje interesy, a zatem mają na celu osiągnięcie zaplanowanego celu – realizację transakcji. Cel biznesowy – owa transakcja – to rezultat spotkania: materialny (tj. zakup, sprzedaż, obrót gotówkowy, etc.), bądź niematerialny (np. wspólne działania promocyjne, patronat medialny, etc.).

Spotkanie biznesowe, czyli komunikacja interpersonalna

Spotkanie biznesowe właściwe jest dla każdego szczebla w strukturze zatrudnienia w firmie. Specjalista z działu handlowego zawierający umowę sprzedaży usługi klientowi jest stroną spotkania biznesowego. Kierownicy działów projektowych wymieniający się swoją wiedzą w zakresie innowacji podejmowanych w swojej codziennej pracy z kolegami z całego regionu również spotykają się biznesowo. Zatem biznes, czyli interes korporacji, stwarza dogodną płaszczyznę dla kontaktu międzyludzkiego. Toteż biznes nie jest niczym innym jak formą komunikacji interpersonalnej. Skłania nas to do stwierdzenia, że z uczestniczeniem w podobnej sytuacji do czynienia może mieć i ma w swojej pracy zawodowej każdy z nas.

Najtrudniej spotkać się osobiście

Współczesny rozwój technologii pozwala odbywać spotkania biznesowe (handlowe) na odległość. To niewątpliwe udogodnienie zawdzięczamy videokonferencjom, świetnej jakości transmisjom obrazu przez Internet, a także wyświetlaczom telefonów mobilnych 3G. Doceniając technologiczne dobrodziejstwa XXI wieku zajmijmy się standardową i… najtrudniejszą postacią spotkania biznesowego, czyli spotkaniem, w którym uczestniczymy „na żywo” – twarzą w twarz z rozmówcą.

Komunikaty niewerbalne – najważniejszego nie słychać

Starając się zrozumieć specyfikę bezpośredniego spotkania biznesowego musimy być świadomi jak istotną rolę odgrywa komunikacja niewerbalna. Spotkanie biznesowe to komunikacja interpersonalna na poziomie sformalizowanym. Komunikacja niewerbalna jest tym wszystkim, czego nie usłyszymy, lecz co zobaczymy i będziemy odczuwać emocjonalnie na poziomie własnej świadomości. Przyjmuje się, że komunikat, jaki wysyłamy do naszego rozmówcy tylko w znikomym stopniu odbierany jest, jako werbalny, czyli słowny.

 

Przyjmuje się, że treść przekazu komunikacyjnego docierającego do odbiorcy zajmuje jedyne ok. 10% całości. Nie umniejszając zagadnieniom merytorycznym, które są przecież kanwą, powodem i celem spotkania, okazuje się, że sygnały wokalne, które skupiają naszą uwagę dotyczą głównie tembru, natężenia i przejrzystości głosu i wynoszą od ok. 20-30%. Natomiast znakomitą większość przekazu (50-60%) podczas komunikowania się miedzy ludźmi pochłania sfera niewerbalna, czyli wszystko to, co nie zostało oficjalnie wypowiedziane.

Komunikacja niewerbalna – niesłyszalna gra bodźców

Istotne znaczenie ma wygląd: włosy, twarz, budowa ciała, ubiór, postawa, mimika twarzy, kontakt wzrokowy, gesty (przemyślane i odruchowe). Musimy być świadomi, że za pomocą komunikatów niewerbalnych również porozumiewamy się z otoczeniem. Powyższe niewerbalne kwestie służą przekazywaniu pewnych znaczeń, symboliki oraz wyrażaniu uczuć i emocji. Mają zatem w swojej istocie znaczenie podobne do wypowiedzi (tzw. emblematy). Przykładowo, przy powitaniu rozmówcy wskazujemy wyprostowaną ręką i otwartą dłonią miejsce, które powinien zająć. Wszelkie gesty, reakcje ciała na wypowiedzi rozmówców służą ilustrowaniu treści wypowiedzi (tzw. ilustratory). I tak np. prawa dłoń przykładana do piersi wskazuje na szczerość intencji, etc.

Jednocześnie, dzięki reakcjom ciała można regulować przebieg dyskusji (tzw. regulatory). Wyobraźmy sobie rozmówcę, któremu trudno przerwać dyskutowanie nad budzącym emocje tematem. Gestem lekko uniesionej dłoni wyrażamy nasze dążenie do zabrania głosu, itp. Z kolei tzw. adaptatory pozwalają uczestnikom spotkania dostosować się do aktualnej sytuacji, a tym samym osiągnąć lepszą pozycję w rozmowie, etc. Mam tu na uwadze m.in. postawę otwartą, wyrażaną przez rozluźnioną sylwetkę ciała, czy też uniesioną do głowy rękę, gdzie dłoń styka się z policzkiem, a palce ze skronią, sugerując chwilę zadumy i zastanowienia.

Magia braku słów

Niewerbalnie jesteśmy w stanie wyrazić niemalże tyle samo, co słowami. Sygnały niewerbalne w komunikacji interpersonalnej odbierane są przez naszą podświadomość i mają jednocześnie większą wiarygodność niż słowa. Komunikacja bezsłowna to jednocześnie sztuka, która musi pozostać spójna, jako grupa gestów i reakcji ciała, korespondujących z wypowiedziami słownymi i kontekstem sytuacyjnym. Brak spójności gestów doprowadzić może do zaburzenia równowagi całości komunikatu (np. wyrażanie gestami pewności siebie przy jednoczesnym unikaniu kontaktu wzrokowego z rozmówcą).

Wizerunek spotkania. Rola wyglądu zewnętrznego i odpowiedniej atmosfery

Przygotowując się do spotkania powinniśmy być przygotowani nie tylko do dyskusji w danym temacie, tak by zająć stanowisko w poruszanych zagadnieniach. Istotną kwestią jest właściwy, odpowiednio dobrany strój. Nie wkraczając w sferę trendów świata mody, wiedzmy, że od stopnia sformalizowania spotkania winien zależeć także strój jego uczestników. Dbałością o własny wizerunek (wygląd fizyczny, ubiór) potwierdzamy nasz profesjonalizm, który będziemy błyskotliwie odkrywać w dalszej części spotkania.

 

Nastrój i pozytywne nastawienie, a zatem i wiara we własne siły i możliwości buduje atmosferę spotkania. Pozytywne postrzeganie człowieka ambitnego i pewnego własnej wartości przekłada się na pozytywne odbieranie korporacji i interesów, które reprezentuje. Pamiętajmy, że warunkiem budowania odpowiedniej (ciepłej i sympatycznej) atmosfery na początku, jak i w trakcie trwania spotkania jest naturalność! Sztuczność może zostać łatwo potraktowana karykaturalnie, a na taki nietakt nie możemy sobie pozwolić. Nawet przy bardzo formalnym spotkaniu naturalność i nie wyzbywanie się emocji służy ociepleniu nawiązywanych relacji. Naturalność powinna wynikać z własnych doświadczeń, obserwacji i spostrzeżeń.

Pierwsze wrażenie i siła Twojego nastawienia

Drugą istotną kwestią jest własne nastawienie. To ono buduje siłę psychiczną człowieka, pozwala opanować stres i zmobilizować się do rozmowy. Na samym początku spotkania, witając się z rozmówcą, wywieramy na nim tzw. pierwsze wrażenie. Jest to tak istotna kwestia, tym bardziej, że pierwszego wrażenia nie da się powtórzyć. Wszystko, co pomyśli o nas rozmówca, przez pierwsze kilka sekund spotkania zakorzeni się w jego świadomości i będzie rzutowało na dalsze relacje. Jeśli zostaniemy odebrani, przykładowo, jako osoby mało sympatyczne, jest wielce prawdopodobne, że takie wrażenie nie zostanie do końca zniwelowane w dalszej części spotkania, a być może i w przyszłości. Dzieje się to za sprawą naszej podświadomości, która odbiera komunikaty niewerbalne, ocenia reakcje ciała, gesty i przetwarza je na ocenę całokształtu osoby, którą postrzegamy.

Negocjacje - dążenie do celu

Spotkanie biznesowe, bez względu na to, jakiego obszaru konkretnie dotyczy, rozgrywa się na płaszczyźnie negocjacji. Negocjacje to rodzaj interakcji, sekwencji posunięć, poprzez które rozmówcy, uczestnicy spotkania dążą do zrealizowania własnych celów.

Negocjowanie jest jak odgrywanie ról, reżyserowanie działań, obserwacja zachowań, etc. Niech specyfikę tego zagadnienia zobrazuje następująca kwestia. Negocjacje są jak taniec. Skuteczny negocjator prowadzi w tańcu (w rozmowie), dyktuje umiejętnie kroki. Widać w nim swobodę zachowania. Zły negocjator będzie pozwalał prowadzić siebie w owym tańcu i „będzie tańczył tak, jak mu zagrają”.

Negocjacje w mikroskali

W czasie spotkania handlowego jesteśmy negocjatorami. Zależy nam na przejęciu inicjatywy, przekonaniu rozmówcy do naszego stanowiska. Nie może się to jednak dziać w sposób natarczywy i osaczający partnera. W celu przygotowania się do spotkania i negocjowania ważnych kwestii musimy przede wszystkim bardzo dobrze znać samych siebie, a szczególnie własne słabości. Jesteśmy zobowiązani precyzyjnie określić nasze cele, czyli wszystko to, co musimy osiągnąć w efekcie spotkania. Znając siebie, musimy maksymalnie dobrze poznać również drugą stronę uczestniczącą w spotkaniu.

 

Możemy posiłkować się wiedzą zdobytą we wcześniejszych spotkaniach, informacjami pochodzącymi od osób, które miały bezpośredni kontakt z partnerem biznesowym. W dzisiejszych czasach źródłem czerpania wiedzy o ludziach jest internet. Postarajmy się przewidzieć także to, co pragnie osiągnąć partner. To niezwykle istotne, aby przygotowując się do spotkania zachowywać się jak strateg i rozpisać, choćby w głowie scenariusz działań i podejmowanych kwestii. Przystępując do rozmów musimy wiedzieć, jaka będzie ich konwencja, a zarazem, jakie nastawienie i zachowanie będzie najkorzystniejsze. Pamiętajmy, że partner biznesowy jest równie dobrze przygotowany do rozmowy i podobnie jak my ma na celu przejęcie inicjatywy i pokierowanie przebiegiem spotkania w sprzyjający dla siebie sposób.

Spotkanie biznesowe – układanka z mnóstwa elementów

Rzeczywiście, spotkanie biznesowe jest niczym układanka, składająca się z całego zbioru ważnych elementów składowych, które należy ze sobą połączyć, wyważyć i umiejętnie zastosować w czasie, aby poprowadzić rozmowy i cieszyć się sukcesem po ich zakończeniu. Spotkanie biznesowe jest zamkniętą całością, jednak na jego przebieg składa się tak wiele czynników i elementów, które powinny podlegać analizie, że nie sposób nie nadużywając miejsca w niniejszej publikacji objąć je wszystkie z wyczerpującym poświęceniem uwagi. Będąc tego świadomym opowiedziałem zaledwie o kilku istotnych kwestiach w tym zagadnieniu.